Seit lange Zeit schon versuche ich der Papierflut Herr zu werden, in dem alte Ordner eingesannt und die PDF dann abgelegt werden.
Allerdings ist es dann nicht ganz einfach, ein wichtiges Dokument zu finden. So gerade neulich wieder: wo war nochmal dieses wichtige Zertifikat? Nun, gescannt war das Ganze, das war sicher. Nur: wo genau lag dieses? eine Volltextsuche nach dem Inhalt des Dokuments hätte unheimlich geholfen…
Wichtig ist mir, mich nicht an eine bestimmte Software für immer zu binden und Vorgabe war auch, daß ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bei uns im Haus mehrbenutzerfähig sein muß. Und wenn es dann noch kostengünstig und Open Source sein muß, dann wird es wirklich schwierig.
Vor Jahren hatte ich schon mit EcoDMS experimentiert und der Einstieg vor Jahren war noch recht günstig. Allerdings waren damals die Funktionalitäten noch erheblich eingeschränkt und mittlerweile stimmt zwar die Qualität, aber der Preis ist mir ehrlich gesagt zu teuer. Lizensiert ist das Produkt aber auf jeden Fall die Wahl, einige meiner Freunde setzen das System ein.
Also hieß es, nach einem brauchbaren CMS zu suchen, welches auch in der “Free” Version folgende Voraussetzungen bietet:
- Volltextsuche in Dokumenten
- Tagging
- Workflow / nachvollziehbare Abwicklung der Schritte
- Mehrbenutzerfähigkeit
- Netzwerkfähigkeit
- Nutzung im Browser
- Läuft auf Linux
Folgende DMS habe ich mir angesehen:
Auf die OCR Erkennung habe ich keinen Wert gelegt, denn dies ist bei den meisten DMS genau die Funktion, die dann den Unterschied im Preis macht. Also habe ich ein wenig gekramt, das geht wirklich auch mit Linux Bordmitteln. Das schöne: kost nix und es wird wirklich das PDF als solches mit einem “durchsuchbar” Layer versehen. Das Stichwort heißt myOCR und Tesseract. Hier die wichtigsten Links:
Alle oben gelisteten DMS habe ich mir angesehen. Viele waren in den Funktionen zu sehr beschränkt. So ließ Alfresco in der freien Version z.B. nicht zu, weitere Benutzer anzulegen. Andere DMS wiederum waren einfach zu umständlich zu installieren oder aber die freien Versionen hatten einen veralteten Pflegezustand.
Meines Erachtens die beste Lösung (zumindest für meine Zwecke) liefert Agorum, das ein wirklich mächtiges Tool anbietet, dessen Open Source Version nicht zu sehr eingeschränkt ist. Die Unterschiede zwischen Agorum Core Open und Agorum Core Pro sind für mich im Heimeinsatz nicht wirklich relevant. Besonders schön ist, daß auch für die Open Source Version eine aktuelle virtuelle Maschine für Virtualbox zur Verfügung steht, die Out-of-the -Box sofort zu nutzen ist. Auch die Videoanleitungen sind sehr gut.